[ Pobierz całość w formacie PDF ]
określać cel i podawać, czego czytelnik może oczekiwać czytając dalej oraz w jakiej
kolejności. Każdy akapit winien wynikać logicznie z poprzedniego. Redagując tekst, używaj
takich słów, jak: pierwszy", drugi" lub trzeci" albo dlatego", bądz też na skutek". Są one
łącznikami między wątkami i ułatwiają nadążanie za Twoimi myślami.
Pisząc, używaj rzeczowników i czasowników. Skuteczne pismo handlowe winno być
konkretne. Zdania napisane stylem Dickensa lub Joyce'a nie nadają się do tekstów
handlowych. Pisz zdaniami krótkimi i prostymi. Nie przeładowuj ich słowami opisowymi,
zdaniami podrzędnymi i wtrąconymi. Nadmierny potok słów utrudnia czytelnikowi
odszukanie rzeczownika i czasownika, a zatem odszyfrowanie znaczenia.
Eliminuj kwalifikatory. Kwalifikatorami są takie słowa, jak: rzadko", tego rodzaju",
tego typu" lub raczej". Nadają one pismu wieloznaczny sens. Poleganie na takich słowach
jak tego rodzaju" świadczy, że początkowo nie miałeś czasu na znalezienie właściwego
określenia. Na przykład: była swego rodzaju pięknością". A więc, czy była ładna, uderzająco
piękna, elegancka, wspaniała, zmysłowa lub atrakcyjna? Usuń kwalifikatory i znajdz słowa,
które znaczą to, o co Ci chodzi.
Unikaj wyrażeń z przeczeniem. Przypomnij sobie pytania na egzaminach, które
zaczynały się od słów: Który z nich nie jest...?" Odpowiedzi na te pytania, zazwyczaj,
wymagały więcej czasu, gdyż musiałeś się upewnić, że rozumiesz je prawidłowo.
Czytelnikowi łatwiej jest odszyfrować, co masz na myśli, gdy używasz formy twierdzącej a
nie przeczÄ…cej.
Wystrzegaj się dwuznaczności. We wstępnym szkicu musisz zwrócić uwagę na takie
słowa: jak jego, im, ich, to, tamte. Pamiętaj, by je skorygować w ostatecznej wersji pisma.
Upewnij się, że czytelnik jest w stanie rozstrzygnąć, do czego odnoszą się te zaimki w Twoim
zdaniu. Daliśmy nasze produkty kobietom. Były one znakomite". Co było znakomite"?
Produkty" czy kobiety"?
Zachowaj prostotę stylu. Twoje pisma winny być jasne i nie przeładowane. Twórz
listy. Używaj znaków wyliczania. Kreuj nagłówki. Powiedz czytelnikowi, że dalej następuje
lista. Następnie zamieść listę. Usuń informacje nie dotyczące sprawy oraz zbędne
powtórzenia. Usuń materiał, który nie wspiera Twojej argumentacji. Używaj słów łatwo
zrozumiałych. Siedziba" to niekoniecznie musi być domicyl", a zanieczyszczenie" to
kontaminacja" tylko dlatego, że piszesz oficjalne sprawozdanie. Przestrzegaj prostoty
struktury zdań i słów.
Skoryguj błędy ortograficzne, gramatyczne i arytmetyczne. Mimo że nasze
oprogramowanie posiada mechanizmy sprawdzania, nie polegaj wyłącznie na nich,
rezygnując z własnej redakcji. Upewnij się, że formom liczby mnogiej rzeczowników
odpowiadają takież formy czasowników. Oprócz tego, czytając tekst, sprawdz jego
poprawność i przejrzystość stylu. Zważywszy, że stwierdzenie błędu w tabeli w oficjalnym
dokumencie jest poważną sprawą, znacznie lepiej byłoby go znalezć zanim opracowanie
zostanie rozpowszechnione. Upewnij się, czy nie zostały pominięte niektóre akapity albo nie
zostały przestawione zdania. Sprawdz, czy liczby poprawnie się sumują czy właściwie użyto
wielkich liter, czy skróty są poprawne a interpunkcja bezbłędna.
SPOSÓB 75
DOBRZE DOBIERAJ TYTUAY
Sugestia ta może brzmieć niedorzecznie, ale powinieneś dobierać dobre tytuły dla
sprawozdań i notatek służbowych. Często się zdarza, że tytuły są zbyt krótkie. Tytuły mają
czytelnikowi pomóc w ustaleniu, co dany dokument zawiera. Przypuśćmy, że piszesz
sprawozdanie i opatrujesz go tytułem Meksyk". Przy tak rozległym znaczeniowo tytule
czytelnicy mają prawo spodziewać się informacji o: potrawach, ośrodkach rekreacyjnych,
klimacie, florze, faunie, walucie, rządzie, historii, religii itd. Jeśli jednak, piszesz o wpływie
huraganu Pauline na rynek turystyczny w Cancun, w Meksyku, w 1998 roku, tak właśnie
zatytułuj swoje sprawozdanie. W ten sposób pomagasz swoim czytelnikom. Stosuj te same
zasady do swoich notatek służbowych.
XV
REDAGOWANIE LISTÓW, NOTATEK SAU%7Å‚BOWYCH I
PROTOKOAÓW
Spędzamy całe godziny na pisaniu listów, notatek i protokołów. Są to krótkie
fragmenty wiadomości; tak krótkie, że bardzo często, szybko i lakonicznie notujemy
informacje. Bądz ostrożny. Mniej oficjalne dokumenty należy redagować równie starannie jak
dłuższe, oficjalne prace.
SPOSÓB 76
STOSUJ FORMATOWANIE
Czy piszesz list, czy notatkę zdecyduj się, jak chcesz je rozmieścić na arkuszu.
Większość notatek ma następujący początek:
Do: Od: Data: Dotyczy:
Często zamiast słowa Dotyczy" używa się - Dot.". Nagłówki umożliwiają
czytelnikowi natychmiastowe zorientowanie się, kto przysłał notatkę i czego ona dotyczy.
Data jest podstawą wpisu do rejestru i umożliwia śledzenie konwersacji lub dyskusji nad daną
sprawą. Możesz się zorientować, jak się przedstawiał ciąg decyzji. Ponieważ format notatki
służbowej jest znany większości ludzi, nie ma potrzeby umieszczania słowa Notatka" na
górze arkusza. Zamiast podpisu wystarczą inicjały obok nazwiska. Poniżej, z lewej strony,
umieść adres osoby, do której list ma być wysłany:
Pan Jan Janowski, Sekretarz
Dużafirma S.A.
ul. DÅ‚uga 90
00 - 100 Warszawa
Szanowny Panie, I tak dalej.
Aczkolwiek list jest adresowany do Pana Janowskiego, to zdumiewająco często, w
charakterze zwrotu grzecznościowego, ludzie piszą - Szanowny Panie Janowski", zamiast
krótko Szanowny Panie".
Zarówno w notatkach służbowych, jak i listach po zwrocie grzecznościowym
następują dwa lub trzy akapity. Pierwszy akapit przedstawia przedmiot listu. Zrodkowe dwa
lub trzy zawierają rozwinięcie informacji, a ostatni przedstawia wnioski, rekapituluje Twoje
stanowisko w sprawie albo wzywa do podjęcia pewnych kroków. List kończy się, zazwyczaj,
zwrotem Z poważaniem" i Twoim nazwiskiem, umieszczonym poniżej. W przeciwieństwie
do notatek służbowych list należy podpisać.
Pod względem stylu i rozmieszczenia na arkuszu możliwa jest ogromna liczba
wariantów notatek i listów; pożądane byłoby więc stosowanie stylu firmowego, o którym
wcześniej już wspominaliśmy. Stosowanie uzgodnionego formatu ma udział w kreowaniu
profesjonalnego wizerunku Twojej osoby, Twojego biura i firmy. Sygnalizuje on wagÄ™, jakÄ…
przykłada się do szczegółów, co z pewnością nie ujdzie uwadze Twojego audytorium.
SPOSÓB 77
ZAE WIEZCI RELACJONUJ Z WYCZUCIEM
Chociaż wizerunek ma znaczenie, to komunikowanie sprowadza się ostatecznie do
wiadomości, czyli treści. Często się zdarza, że nasze wiadomości nie są pomyślne. Dlatego [ Pobierz całość w formacie PDF ]
zanotowane.pl doc.pisz.pl pdf.pisz.pl exclamation.htw.pl
określać cel i podawać, czego czytelnik może oczekiwać czytając dalej oraz w jakiej
kolejności. Każdy akapit winien wynikać logicznie z poprzedniego. Redagując tekst, używaj
takich słów, jak: pierwszy", drugi" lub trzeci" albo dlatego", bądz też na skutek". Są one
łącznikami między wątkami i ułatwiają nadążanie za Twoimi myślami.
Pisząc, używaj rzeczowników i czasowników. Skuteczne pismo handlowe winno być
konkretne. Zdania napisane stylem Dickensa lub Joyce'a nie nadają się do tekstów
handlowych. Pisz zdaniami krótkimi i prostymi. Nie przeładowuj ich słowami opisowymi,
zdaniami podrzędnymi i wtrąconymi. Nadmierny potok słów utrudnia czytelnikowi
odszukanie rzeczownika i czasownika, a zatem odszyfrowanie znaczenia.
Eliminuj kwalifikatory. Kwalifikatorami są takie słowa, jak: rzadko", tego rodzaju",
tego typu" lub raczej". Nadają one pismu wieloznaczny sens. Poleganie na takich słowach
jak tego rodzaju" świadczy, że początkowo nie miałeś czasu na znalezienie właściwego
określenia. Na przykład: była swego rodzaju pięknością". A więc, czy była ładna, uderzająco
piękna, elegancka, wspaniała, zmysłowa lub atrakcyjna? Usuń kwalifikatory i znajdz słowa,
które znaczą to, o co Ci chodzi.
Unikaj wyrażeń z przeczeniem. Przypomnij sobie pytania na egzaminach, które
zaczynały się od słów: Który z nich nie jest...?" Odpowiedzi na te pytania, zazwyczaj,
wymagały więcej czasu, gdyż musiałeś się upewnić, że rozumiesz je prawidłowo.
Czytelnikowi łatwiej jest odszyfrować, co masz na myśli, gdy używasz formy twierdzącej a
nie przeczÄ…cej.
Wystrzegaj się dwuznaczności. We wstępnym szkicu musisz zwrócić uwagę na takie
słowa: jak jego, im, ich, to, tamte. Pamiętaj, by je skorygować w ostatecznej wersji pisma.
Upewnij się, że czytelnik jest w stanie rozstrzygnąć, do czego odnoszą się te zaimki w Twoim
zdaniu. Daliśmy nasze produkty kobietom. Były one znakomite". Co było znakomite"?
Produkty" czy kobiety"?
Zachowaj prostotę stylu. Twoje pisma winny być jasne i nie przeładowane. Twórz
listy. Używaj znaków wyliczania. Kreuj nagłówki. Powiedz czytelnikowi, że dalej następuje
lista. Następnie zamieść listę. Usuń informacje nie dotyczące sprawy oraz zbędne
powtórzenia. Usuń materiał, który nie wspiera Twojej argumentacji. Używaj słów łatwo
zrozumiałych. Siedziba" to niekoniecznie musi być domicyl", a zanieczyszczenie" to
kontaminacja" tylko dlatego, że piszesz oficjalne sprawozdanie. Przestrzegaj prostoty
struktury zdań i słów.
Skoryguj błędy ortograficzne, gramatyczne i arytmetyczne. Mimo że nasze
oprogramowanie posiada mechanizmy sprawdzania, nie polegaj wyłącznie na nich,
rezygnując z własnej redakcji. Upewnij się, że formom liczby mnogiej rzeczowników
odpowiadają takież formy czasowników. Oprócz tego, czytając tekst, sprawdz jego
poprawność i przejrzystość stylu. Zważywszy, że stwierdzenie błędu w tabeli w oficjalnym
dokumencie jest poważną sprawą, znacznie lepiej byłoby go znalezć zanim opracowanie
zostanie rozpowszechnione. Upewnij się, czy nie zostały pominięte niektóre akapity albo nie
zostały przestawione zdania. Sprawdz, czy liczby poprawnie się sumują czy właściwie użyto
wielkich liter, czy skróty są poprawne a interpunkcja bezbłędna.
SPOSÓB 75
DOBRZE DOBIERAJ TYTUAY
Sugestia ta może brzmieć niedorzecznie, ale powinieneś dobierać dobre tytuły dla
sprawozdań i notatek służbowych. Często się zdarza, że tytuły są zbyt krótkie. Tytuły mają
czytelnikowi pomóc w ustaleniu, co dany dokument zawiera. Przypuśćmy, że piszesz
sprawozdanie i opatrujesz go tytułem Meksyk". Przy tak rozległym znaczeniowo tytule
czytelnicy mają prawo spodziewać się informacji o: potrawach, ośrodkach rekreacyjnych,
klimacie, florze, faunie, walucie, rządzie, historii, religii itd. Jeśli jednak, piszesz o wpływie
huraganu Pauline na rynek turystyczny w Cancun, w Meksyku, w 1998 roku, tak właśnie
zatytułuj swoje sprawozdanie. W ten sposób pomagasz swoim czytelnikom. Stosuj te same
zasady do swoich notatek służbowych.
XV
REDAGOWANIE LISTÓW, NOTATEK SAU%7Å‚BOWYCH I
PROTOKOAÓW
Spędzamy całe godziny na pisaniu listów, notatek i protokołów. Są to krótkie
fragmenty wiadomości; tak krótkie, że bardzo często, szybko i lakonicznie notujemy
informacje. Bądz ostrożny. Mniej oficjalne dokumenty należy redagować równie starannie jak
dłuższe, oficjalne prace.
SPOSÓB 76
STOSUJ FORMATOWANIE
Czy piszesz list, czy notatkę zdecyduj się, jak chcesz je rozmieścić na arkuszu.
Większość notatek ma następujący początek:
Do: Od: Data: Dotyczy:
Często zamiast słowa Dotyczy" używa się - Dot.". Nagłówki umożliwiają
czytelnikowi natychmiastowe zorientowanie się, kto przysłał notatkę i czego ona dotyczy.
Data jest podstawą wpisu do rejestru i umożliwia śledzenie konwersacji lub dyskusji nad daną
sprawą. Możesz się zorientować, jak się przedstawiał ciąg decyzji. Ponieważ format notatki
służbowej jest znany większości ludzi, nie ma potrzeby umieszczania słowa Notatka" na
górze arkusza. Zamiast podpisu wystarczą inicjały obok nazwiska. Poniżej, z lewej strony,
umieść adres osoby, do której list ma być wysłany:
Pan Jan Janowski, Sekretarz
Dużafirma S.A.
ul. DÅ‚uga 90
00 - 100 Warszawa
Szanowny Panie, I tak dalej.
Aczkolwiek list jest adresowany do Pana Janowskiego, to zdumiewająco często, w
charakterze zwrotu grzecznościowego, ludzie piszą - Szanowny Panie Janowski", zamiast
krótko Szanowny Panie".
Zarówno w notatkach służbowych, jak i listach po zwrocie grzecznościowym
następują dwa lub trzy akapity. Pierwszy akapit przedstawia przedmiot listu. Zrodkowe dwa
lub trzy zawierają rozwinięcie informacji, a ostatni przedstawia wnioski, rekapituluje Twoje
stanowisko w sprawie albo wzywa do podjęcia pewnych kroków. List kończy się, zazwyczaj,
zwrotem Z poważaniem" i Twoim nazwiskiem, umieszczonym poniżej. W przeciwieństwie
do notatek służbowych list należy podpisać.
Pod względem stylu i rozmieszczenia na arkuszu możliwa jest ogromna liczba
wariantów notatek i listów; pożądane byłoby więc stosowanie stylu firmowego, o którym
wcześniej już wspominaliśmy. Stosowanie uzgodnionego formatu ma udział w kreowaniu
profesjonalnego wizerunku Twojej osoby, Twojego biura i firmy. Sygnalizuje on wagÄ™, jakÄ…
przykłada się do szczegółów, co z pewnością nie ujdzie uwadze Twojego audytorium.
SPOSÓB 77
ZAE WIEZCI RELACJONUJ Z WYCZUCIEM
Chociaż wizerunek ma znaczenie, to komunikowanie sprowadza się ostatecznie do
wiadomości, czyli treści. Często się zdarza, że nasze wiadomości nie są pomyślne. Dlatego [ Pobierz całość w formacie PDF ]